Zasady panujące w naprawdę dużych firmach przypominają nieco warunki obowiązujące w każdej większej społeczności – są grupy, w obrębie których jesteśmy szczerzy i otwarci, ale poza nimi powinniśmy zachować dyskrecję. Wydaje Ci się, że pracownicy jednej firmy, korzystający z tych samych urządzeń drukujących nie mogą zachować względem siebie poufności danych? Copy Office dostarcza narzędzi, które to umożliwiają!
Pierwszym krokiem na drodze do ograniczenia dostępu do informacji osobom niepowołanym jest wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów. Rozwiązanie redukuje ilość zalegających na biurkach materiałów, a scyfryzowane dokumenty będą mogły zostać dowolnie posegregowane w elektronicznych katalogach. Dostęp do nich będzie możliwy tylko dla zdefiniowanych użytkowników (np. konkretnych osób, pracowników zaangażowanych w projekt, pracowników określonego działu itd.). Również usuwanie danych z systemu jest znacznie skuteczniejsze i bezpieczniejsze niż w przypadku ich materialnych odpowiedników. Wystarczy kliknięcie, by elektroniczny plik zniknął z firmowych zasobów. Dokumenty papierowe muszą przejść przez niszczarkę, w innym przypadku zachodzi ryzyko ich wycieku.
Czasem jednak nie unikniemy drukowania dokumentów – ich kopie przydają się na przykład podczas spotkań biznesowych, gdy każdy z uczestników powinien mieć przed oczami analizowane dane. Wówczas należy zadbać o bezpieczeństwo drukowania materiałów. Z pomocą przychodzi system autoryzowania użytkowników urządzeń. Dzięki niemu komenda „drukuj” trafia do bufora maszyny i nie zostanie zrealizowana do momentu, w którym do urządzenia nie podejdzie zdefiniowana osoba. Tylko ona może odebrać wydruk (może również z niego zrezygnować, jeśli po drodze okaże się, że materiał jest zbędny). W efekcie nawet korzystanie z jednej drukarki przez wiele osób nie zagraża poufności danych.
Warto odpowiedzieć sobie na pytanie, co takie rozwiązania dadzą Twojej firmie. Zachowanie poufności informacji nie tylko zapobiega chaosowi w przedsiębiorstwie, ale również wpływa na zaufanie klientów. Pamiętaj, że w branży usługowej dyskrecja oraz gwarancja bezpieczeństwa danych pozytywnie wpływa na wizerunek firmy.