Cyfryzacja i elektroniczny przepływ dokumentów to procesy znacznie ułatwiające pracę każdej firmy: zmniejszają koszty pocztowe, przyspieszają proces komunikacji, ograniczają formalności. Trzeba jednak dbać, by wygoda i poprawa jakości pracy nie uśpiła czujności. Przechowywanie dokumentów w sieci to realne niebezpieczeństwo wycieku ważnych danych. Warto pomyśleć o systemie, który zagwarantuje poufność korespondencji i uniemożliwi dostęp osobom niepożądanym.
Zabezpieczenia cyfrowego repozytorium
Cyfrowe repozytorium oznacza wzrost bezpieczeństwa dokumentów, które dzięki cyfryzacji nie ulegną fizycznemu zniszczeniu. Ich sieciowa obecność sprawia, że dostęp do nich jest możliwy z każdego miejsca na świecie, także przy użyciu urządzeń mobilnych. Dzięki wbudowanemu modułowi bezpieczeństwa, obowiązuje autoryzowany dostęp do archiwum, co oznacza, że nieupoważnione osoby z pewnością nie będą miały wglądu w dokumenty.
E-sejf
W ofercie Copy Office znajduje się pakiet o nazwie Zabezpieczenie danych elektronicznych. Rozwiązanie można nazwać także e-sejfem, ponieważ chroni i bezpiecznie przechowuje elektroniczne dokumenty oraz gwarantuje ich poufność. System tworzy zapasowe kopie zarówno na dysku lokalnym, jak i w centrach danych. Dokumenty zostają odpowiednio zabezpieczone, a dostęp do nich mają tylko upoważnione osoby. E-sejf jest ponadto niezwykle poręczny – urządzenie integruje się z różnorodnymi systemami i nie wymaga zakupu dodatkowych sprzętów.
Rozwiązaniami o podobnej funkcjonalności, ale dedykowanymi do nieco innych celów, są pakiety automatycznych kopii zapasowych i kopii danych w chmurze. Oba rozwiązania polegają na tworzeniu elektronicznych duplikatów ważnych dokumentów i bezpiecznym przechowywaniu ich w sieci. Przydatność takich działań staje się jasna na przykład podczas awarii sprzętu czy ataku wirusa. Choć dane z dysku znikają lub wyciekają – w pełni bezpieczne, ulokowane w modułach zewnętrznych dokumenty pozostają nienaruszone.